Verstöße gegen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) beschäftigen derzeit gleich zwei deutsche Kliniken: Anfang Dezember 2017 wurden komplette Patientenakten der Oberschwabenklinik (OSK) auf dem Ravensburger Wertstoffhof entdeckt. Nach ersten Untersuchungen ist ein medizinischer Kooperationspartner der Klinik für die unsachgemäße Entsorgung verantwortlich, die Ermittlungen von Polizei und Staatsanwaltschaft dauern noch an. Die Helios-Klinik in Cuxhaven muss sich derzeit mit einem Einbruch in ein stillgelegtes Nebengebäude auseinandersetzen, durch den die dort gelagerten Patientenakten für einige Zeit frei zugänglich waren.
Beide Vorfälle zeigen einmal mehr, welche Herausforderung die datenschutzkonforme Aufbewahrung und Entsorgung von Patientenakten und Röntgenbildern bedeutet. Aus diesem Anlass empfehlen wir Praxen und Krankenhäusern, alle Datensysteme, -strukturen und -abläufe grundlegend und mithilfe eines externen Sachverständigen zu überprüfen. Nur so können Schwachstellen rechtzeitig identifiziert, medizinische Unterlagen über die zehn bis dreißig Jahre Aufbewahrungsfrist geschützt und empfindliche Strafen bei Verstößen umgangen werden.
Selbst bewährte Systeme zur Aufbewahrung von medizinischer Dokumentation müssen regelmäßig aus Datenschutzsicht gecheckt werden – nicht nur, weil sich die Rechtslage regelmäßig ändert, sondern weil technische Neuerungen meist auch mit Sicherheitsrisiken einhergehen, die es zu untersuchen gilt. Mindestens ein Mal im Jahr überprüfen wir zusammen mit zuständigen Archiv-, Datenschutz- und Abfallbeauftragten die angelegten Aufbewahrungssysteme von Kliniken, die wir in Entsorgungsfragen beraten und betreuen. Nur vor Ort und im Gespräch lassen sich Risiken identifizieren und Maßnahmen, um gegenzusteuern, ableiten. Um ein Höchstmaß an Sicherheit zu erreichen, verzeichnen wir inzwischen auch immer mehr Aufträge zur externen Aktenarchivierung in Hochsicherheitsarchiven.
Gerade wenn Patientenakten, alte Röntgenbilder und Datenträger in stillgelegten Gebäuden eingelagert werden und externe Partner mitarbeiten, sind regelmäßige Datenschutzprüfungen unerlässlich. Neben menschlichem Verschulden haben in der Vergangenheit auch unabwendbare Ereignisse wie Unwetter und Überschwemmungen vertrauliche Dokumente, die meist in Kellergeschossen archiviert werden, zerstört oder beschädigt. Auch hier gibt es spezielle Maßnahmen, um die Patientenakten zu schützen – angefangen bei der Auslagerung in höhere Etagen.
Schmidt + Kampshoff betreut deutschlandweit Arztpraxen und Krankenhäuser bei der Aufbewahrung und anschließenden Entsorgung von Patientenakten und Röntgenfilmen nach Bundesdatenschutzgesetz. Auch für Kleinmengen bieten wir eine sichere Lösung: die kostenfreie Röntgenfilmbox, in der bis zu 20 Kilogramm aussortierte Röntgenfilme gesammelt werden können.
Weiterführende Informationen zur Aufbewahrung und Entsorgung von Patientenakten und Röntgenfilmen unter www.schmidtentsorgung.de und www.x-raycycling.de.
Gern beraten wir Sie auch persönlich. Kontaktieren Sie uns unter Telefon 0421 / 835 444 0 oder info@schmidtentsorgung.de.
Alles Gute für das neue Jahr wünscht Ihnen
Ihre Monica Calvo Moreno
Vertriebsleiterin und Datenschutzbeauftragte von Schmidtentsorgung